Factura electrónica

Qué es la factura electrónica

No es un PDF adjunto a un correo. Es una factura en formato estructurado, normalmente XML, en la que cada dato —el NIF del cliente, la base imponible, el tipo de IVA, la cuota, el vencimiento— es un campo identificado que otro sistema puede leer, validar y contabilizar sin que nadie lo teclee. Tiene la misma validez legal que la factura en papel, siempre que se garanticen la autenticidad del origen, la integridad del contenido y la legibilidad.

Los formatos que vas a ver

En España el formato de referencia es Facturae, en su versión 3.2.x, firmado con certificado electrónico. En el ámbito europeo, la norma EN 16931 define la sintaxis de la factura electrónica y admite dos representaciones, UBL y CII. Una factura puede llevar además una versión visual en PDF para las personas, pero lo que tiene valor de intercambio es el fichero estructurado.

Dónde ya es obligatoria

Con las administraciones públicas lo es desde hace años: las facturas se remiten en Facturae a través del punto general de entrada FACe, y cada administración puede excluir de esa obligación las facturas de importe inferior a 5.000 €. Si facturas a un ayuntamiento, una universidad o un ministerio, ya trabajas así.

Qué llega entre empresas

La Ley 18/2022, conocida como Crea y Crece, extiende la factura electrónica obligatoria a todas las operaciones entre empresas y autónomos. Su reglamento de desarrollo ya está aprobado: el Real Decreto 238/2026, de 25 de marzo, publicado en el BOE del 31 de marzo y en vigor desde el 20 de abril de 2026. Lo que no arranca con el reglamento es el reloj. La aplicación efectiva se difiere 12 meses para quienes facturan más de 8 millones de euros y 24 meses para el resto, y esos plazos se cuentan desde la entrada en vigor de la orden ministerial de desarrollo prevista en la disposición final 3ª.1 del propio Real Decreto. Añade además una obligación nueva, la de informar del estado de cada factura: aceptada, rechazada o pagada, con su fecha. Ese registro de estados es lo que convierte la norma en una estadística pública de morosidad. Mientras esa orden no se publique no hay fecha cerrada, así que es el hito a vigilar para planificar tu migración.

En qué se diferencia de VeriFactu

Se confunden y son cosas distintas. VeriFactu regula cómo tu software genera y conserva el registro de cada factura para que sea inalterable y verificable ante la AEAT. La factura electrónica regula el formato en el que la factura viaja hasta tu cliente. Son obligaciones separadas y compatibles: puedes cumplir una y no la otra, y a la mayoría de empresas les acabarán aplicando las dos.

Un ejemplo concreto

Una factura con dos líneas: 3.500 € de base al 21 %, que son 735 € de cuota, y 500 € de base al 10 %, que son 50 €. Total: 4.785 €.

En un PDF esos siete números son texto sobre una imagen: alguien los lee y los vuelve a escribir en otro programa, o pasa un OCR y revisa. En formato estructurado cada base, cada tipo y cada cuota es un campo con nombre, y el sistema del cliente los registra en su libro de facturas recibidas tal cual, con las dos bases ya separadas por tipo para su modelo 303.

En Aurora

Aurora está desarrollando la facturación electrónica adaptada a VeriFactu, hoy en despliegue, integrada con la contabilidad y el banco para que la factura no viva aislada del resto de tus datos.