Factura recibida

Qué es una factura recibida

Es el justificante de una compra o un gasto: la factura que te emite un proveedor. Registrarla bien importa por dos motivos que van por separado. Acredita el gasto, que reduce tu base en el Impuesto sobre Sociedades o en el IRPF. Y te da derecho a deducir el IVA soportado en el modelo 303. Un gasto puede ser deducible en renta y su IVA no serlo, o al revés.

Qué hace falta para deducir el IVA

• Factura completa a tu nombre, con tu NIF. Un ticket sin tus datos no sirve: la factura simplificada solo permite deducir si incluye tu NIF, tu domicilio y la cuota repercutida por separado.
• Gasto afecto a la actividad, correlacionado con los ingresos y no de carácter particular.
• Registro en el libro de facturas recibidas, con fecha, proveedor, base, tipo y cuota.
• Que el proveedor sea quien dice ser. Si la factura viene de alguien no dado de alta, la deducción se sostiene mal.

Cuándo puedes deducirla

El derecho a deducir nace con el devengo de la operación y se ejerce en la declaración del periodo en que recibes y registras la factura, o en las de los periodos siguientes. El plazo máximo es de cuatro años desde el nacimiento del derecho. Una factura de diciembre que te llega en febrero se deduce en el primer trimestre, no se fuerza al cuarto.

Límites frecuentes

En los turismos hay una presunción de afectación del 50 %: deduces la mitad de la cuota salvo que puedas probar un uso mayor, y eso alcanza también al combustible y al mantenimiento del vehículo. Las atenciones a clientes y los obsequios no dan derecho a deducción. Las comidas y desplazamientos solo si son gasto de la actividad y hay factura completa a nombre de la empresa, no un ticket.

Un ejemplo con números

Una pyme cierra el trimestre con estos gastos:

• Portátil: 1.200 € de base + 252 € de IVA → deduce 252 €
• Alquiler de oficina, tres meses: 2.700 € + 567 € → deduce 567 €
• Renting de un turismo, tres meses: 1.200 € + 252 € → deduce 126 €, el 50 %
• Suministros: 300 € + 63 € → deduce 63 €

IVA soportado deducible del trimestre: 1.008 €, no los 1.134 € que suman las cuotas. Los 126 € restantes del renting no se pierden como gasto: van al coste, pero fuera de la casilla de IVA deducible.

Duplicados y descuadres

El error más caro no es de criterio, es de proceso: la misma factura registrada dos veces porque llegó por email y en papel, o un gasto pagado por el banco del que nunca apareció la factura. Ambos casos descuadran el IVA soportado y aparecen en el cruce del modelo 347 con tu proveedor.

Cómo lo hace Aurora

Aurora lee tus facturas recibidas: las arrastras, las traes de Drive o se las pasas al agente en la conversación, y extrae proveedor, base, tipo y cuota comprobando que la aritmética cuadre —si las bases y las cuotas no suman el total, lo reintenta en vez de guardar un número mal—. Después las clasifica contablemente, avisa si esa factura ya había entrado aunque el número venga con otro formato, y las concilia con el movimiento bancario. De ahí sale el libro de soportado que alimenta el borrador del 303.