Guía práctica de operaciones intracomunitarias: cuándo la factura lleva IVA y cuándo no, cómo darse de alta en el ROI, qué pone la factura, qué pruebas hay que guardar y cómo se declara todo en el 303 y el 349.

La primera factura a un cliente europeo casi siempre se emite mal. O lleva IVA español que no debería llevar, o va sin IVA sin que se den las condiciones para que vaya sin IVA. Las dos formas cuestan dinero: la primera se lo cobra al cliente y hay que rectificar; la segunda se la debes tú a Hacienda.

Esta guía es el orden en el que conviene resolverlo.

La respuesta corta

Si vendes a una empresa de otro país de la UE y estás en el ROI, la factura va sin IVA: el impuesto lo liquida el cliente en su país. Para eso necesitas su NIF-IVA validado en VIES, prueba del transporte si son bienes, y declarar la operación en el modelo 349. Si vendes a un particular, la regla es otra y normalmente sí hay IVA.

1. Antes de nada: el ROI

Nada de lo demás funciona sin esto.

Para operar con la UE necesitas un NIF-IVA —tu NIF con el prefijo ES— y aparecer en el censo europeo VIES. Se pide con el modelo 036, marcando la casilla 582 e indicando en la 584 la fecha prevista de la primera operación.

El alta no es inmediata: Hacienda hace una comprobación censal previa y, según la guía del 036, si pasan tres meses sin resolución la solicitud puede entenderse denegada.

Pídelo con semanas de margen. Si la primera factura europea llega antes que el NIF-IVA, esa factura lleva IVA español y no hay vuelta atrás limpia.

2. Clasifica la operación antes de facturar

Todo depende de tres preguntas. Respóndelas en este orden:

Pregunta	Si la respuesta es…	Entonces
¿Vendes bienes o servicios?	Bienes	Ve a la fila siguiente
	Servicios	A empresa, se localiza donde está el cliente; a particular, en general, en España
¿El cliente es empresa o particular?	Empresa con NIF-IVA en VIES	Factura sin IVA
	Particular	Lleva IVA (español o del país de destino, según volumen)
¿Los bienes salen de España?	Sí, y puedes probarlo	Entrega intracomunitaria exenta
	No salen	Venta interior con IVA español

Las dos rutas principales:

Bienes a empresa de la UE → entrega intracomunitaria de bienes, exenta del artículo 25 de la Ley del IVA.
Servicios a empresa de la UE → la operación no se localiza en España, porque los servicios entre empresas se entienden prestados donde está el destinatario. Tu factura va sin IVA y el cliente se autorrepercute allí por inversión del sujeto pasivo.

Son dos cosas distintas aunque la factura se parezca: una está exenta, la otra no está sujeta en España. La mención de la factura cambia; en el 303, las dos bases van a la misma casilla, la 59.

3. Valida el NIF-IVA del cliente y guarda la prueba

Esto no es opcional. Desde la trasposición de las quick fixes europeas, que el cliente esté identificado en VIES es un requisito material de la exención, no una formalidad.

Cómo hacerlo bien:

Consulta el NIF-IVA en VIES en la fecha de la operación, no después.
Guarda el resultado —captura o justificante— junto a la factura.
Repite la comprobación en clientes recurrentes cada cierto tiempo. Las bajas en VIES ocurren y nadie te avisa.

Si el cliente no tiene NIF-IVA válido, trátalo como lo que es a efectos de IVA: un consumidor. Con IVA español en la factura.

4. Emite la factura con las menciones correctas

Lleve la operación un camino u otro, la factura sale sin cuota de IVA, con:

Tu NIF-IVA y el del cliente, los dos visibles.
La mención del motivo. Para bienes: «Operación exenta conforme al artículo 25 de la Ley 37/1992». Para servicios: «Inversión del sujeto pasivo» o «Reverse charge».
El resto de menciones obligatorias de siempre: fecha, numeración correlativa, descripción, base.

Una factura sin IVA y sin explicación de por qué no lo lleva es una factura incompleta, y es lo primero que se mira en una comprobación.

5. Si son bienes, reúne la prueba del transporte el mismo día

Es donde se caen las exenciones. La factura la tienes siempre; el papel que demuestra que la mercancía salió de España, no tanto.

Sirve: CMR firmado, albarán de entrega firmado en destino, factura del transportista, seguimiento del courier, declaración escrita del comprador cuando recoge él.

Las dos situaciones de riesgo:

Organiza el transporte el cliente. La documentación la tiene él. Pídesela al cerrar la operación, no en el cierre del trimestre.
Recogida en tu almacén. Sin declaración escrita del adquirente sobre el destino de los bienes, la prueba es débil.

Regla operativa: la prueba se archiva junto a la factura el mismo día. Si no está, considera la operación sujeta a IVA español hasta que esté.

6. Del lado de las compras: autorrepercutir

Cuando el proveedor europeo te factura sin IVA, la operación tributa igual, pero la declaras tú. Se llama autorrepercusión y consiste en apuntar la misma cuota dos veces: como IVA devengado y, si tienes derecho a deducirla, como IVA soportado.

En el modelo 303, la base y la cuota van a las casillas 10 y 11 del devengado y a las 36 y 37 del deducible (38 y 39 si es un bien de inversión).

Con deducción plena el resultado es cero y por eso se olvida. Pero olvidarlo deja el libro registro incompleto, y el 303 deja de cuadrar con el 349. Y si estás en prorrata, sí tiene coste real.

Detalle en adquisición intracomunitaria de bienes.

7. Declara: 303 y 349

Dos declaraciones distintas con dos funciones distintas.

Modelo 303. El IVA del periodo. Ahí van las cuotas autorrepercutidas de tus compras y las bases de tus ventas exentas o no sujetas.

Modelo 349. Informativa: el detalle cliente a cliente y proveedor a proveedor de las operaciones intracomunitarias. No se paga nada, pero es lo que cruza Hacienda con las declaraciones de los demás Estados.

Su periodicidad es mensual o trimestral: se presenta trimestralmente cuando ni en el trimestre de referencia ni en los cuatro trimestres naturales anteriores el importe de entregas de bienes y prestaciones de servicios intracomunitarias supera los 50.000 € sin IVA; por encima de esa cifra, mensual. El periodo anual ya no existe.

Plazos: el trimestral, del 1 al 20 de abril, julio y octubre, y el cuarto trimestre del 1 al 30 de enero. El mensual, del 1 al 20 del mes siguiente, con la excepción del de julio —que puede presentarse en agosto y los veinte primeros días de septiembre— y el de diciembre, en los treinta primeros días de enero.

Cuidado con el salto de periodicidad: superar los 50.000 € obliga a pasar a mensual, y es un cambio que se detecta tarde.

8. Errores que se repiten

Facturar sin IVA antes de estar en VIES. La exención no existe todavía; el IVA lo debes tú.
Fiarse del NIF-IVA que el cliente escribió en un correo. Hay que validarlo y guardarlo.
Tratar los servicios como si fueran bienes. Un servicio no es una entrega exenta del artículo 25: es una operación no localizada en España.
Contabilizar la factura del proveedor europeo sin autorrepercutir. No cambia lo que pagas si deduces todo, pero deja la declaración mal hecha.
Presentar el 303 y olvidar el 349. El 349 no es opcional, y en las entregas de bienes es requisito de la exención.
Aplicar el tipo del país del proveedor. El tipo que se autorrepercute es el español.

Qué puede hacer Aurora aquí

Aurora lleva los libros de facturas emitidas y recibidas y distingue las operaciones intracomunitarias del resto a partir del país del contacto.

Compras. Una factura de proveedor europeo que llega sin IVA se registra con su cuota autorrepercutida en los dos lados y en el mismo asiento, y el borrador del 303 la lleva a las casillas 10 y 11 y a la 36 y 37.
Ventas. Una venta a un cliente de otro Estado miembro se contabiliza como operación exenta o no sujeta según corresponda, y su base va a la casilla 59 del borrador del 303. Con eso Aurora prepara también el borrador del 349: valida contra VIES el NIF-IVA de cada cliente y no deja exportar el fichero mientras haya un NIF que VIES no reconoce o una operación sin decir si es de bienes o de servicios.

El resultado es que en el cierre del trimestre los números ya están, en lugar de tener que reconstruirlos.

Lo que no es evidente para en revisión. Lo que se automatiza queda trazado y es reversible. Los asientos de facturas intracomunitarias o de fuera de la UE paran siempre en revisión.

Tres límites concretos, porque conviene saberlos antes que después:

La cuota autorrepercutida se calcula al 21 %, que es el tipo de la mayoría de las compras pero no de todas. Si lo que compras va al 10 % o al 4 %, hay que corregirlo a mano.
Si el contacto no tiene país, Aurora trata la factura como nacional. Conviene mirar ese dato en los contactos extranjeros.
El ámbito se deduce del país del contacto, no de una consulta a VIES: un cliente con sede en la UE pero sin alta en el registro se clasifica igual que uno que sí la tiene. La consulta a VIES llega al preparar el 349, así que la comprobación del punto 3 sigue siendo trabajo tuyo.

Aurora está en beta con un grupo de early adopters. Si quieres probarla, escríbenos.

Cómo facturar a clientes y proveedores de la UE sin equivocarte con el IVA